Biznes

Faktury elektroniczne: Jak przejść na e-faktury? Kompletny przewodnik

Autor Bruno Górecki
Bruno Górecki19.03.20247 min.
Faktury elektroniczne: Jak przejść na e-faktury? Kompletny przewodnik

Faktura elektroniczna to nowoczesny i coraz bardziej popularny sposób dokumentowania transakcji handlowych. W dzisiejszych czasach, gdy cyfryzacja i automatyzacja stają się normą, przejście na e-faktury może przynieść Twojej firmie wiele korzyści. Ten kompletny przewodnik przeprowadzi Cię przez cały proces, od zrozumienia zalet faktur elektronicznych, przez obowiązki prawne, aż po skuteczne wdrożenie w Twoim przedsiębiorstwie. Dowiesz się, jak zaoszczędzić czas i pieniądze, a jednocześnie przyczynić się do ochrony środowiska naturalnego.

Kluczowe wnioski:
  • Faktury elektroniczne są bardziej ekologiczne, oszczędzają czas i pieniądze na drukowaniu i przechowywaniu dokumentów.
  • Niektóre branże są zobowiązane do przejścia na e-faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  • Wdrożenie faktur elektronicznych wymaga odpowiedniego przygotowania i procedur wewnętrznych.
  • Przechowywanie e-faktur musi odbywać się zgodnie z zasadami bezpieczeństwa danych.
  • Korzyści z wdrożenia faktur elektronicznych obejmują m.in. oszczędności, automatyzację procesów i lepszą organizację dokumentów.

Faktura elektroniczna: Obowiązkowe przejście na e-faktury

W dobie cyfryzacji faktura elektroniczna staje się standardem prowadzenia działalności gospodarczej. Ustawodawca zdecydował się na stopniowe wprowadzanie obowiązku stosowania e-faktur w określonych branżach. Pierwszym krokiem była nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług, która weszła w życie 1 stycznia 2022 roku. Od tego momentu podmioty sektorów paliwowego, tytoniowego oraz nowych środków transportu zostały zobowiązane do wystawiania faktur elektronicznych.

Kolejnym etapem będzie objęcie obowiązkiem stosowania e-faktur kolejnych branż. Zgodnie z przyjętym harmonogramem, od 1 stycznia 2024 roku dołączą do nich przedsiębiorstwa zajmujące się handlem częściami do pojazdów silnikowych, elektroniką, metalami szlachetnymi i wyrobami z nich, a także niektórymi maszynami i urządzeniami. Natomiast od 1 lipca 2024 roku faktura elektroniczna stanie się obowiązkowa dla firm świadczących usługi budowlane, telekomunikacyjne, transportowe oraz zajmujących się odpadami.

Kto już stosuje faktury elektroniczne?

Poza branżami objętymi obowiązkiem stosowania e-faktur, wiele firm zdecydowało się na dobrowolne przejście na dokumenty w formie elektronicznej. Wynika to z licznych korzyści, jakie niesie za sobą taka forma fakturowania. Szacuje się, że w 2023 roku już ponad 30% przedsiębiorstw w Polsce korzystało z systemu e-faktur. Wśród nich są zarówno duże koncerny, jak i małe oraz średnie przedsiębiorstwa.

Rządowi zależy na jak najszybszym upowszechnieniu e-faktur. Dlatego harmonogram wprowadzania obowiązku ich stosowania będzie sukcesywnie rozszerzany na kolejne branże. Niewykluczone, że w perspektywie kilku lat faktura elektroniczna stanie się standardem dla wszystkich podmiotów gospodarczych na terenie Polski.

Jak wdrożyć faktury elektroniczne w firmie krok po kroku?

Przejście na fakturę elektroniczną wymaga od przedsiębiorstwa odpowiedniego przygotowania. Proces ten należy podzielić na kilka kluczowych etapów, które pozwolą na płynne i bezpiroblemowe wdrożenie e-faktur.

Pierwszym krokiem jest wybór odpowiedniego oprogramowania do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Na rynku dostępnych jest wiele systemów, zarówno płatnych, jak i darmowych. Warto porównać ich funkcjonalności i dopasować je do specyficznych potrzeb Twojej firmy. Ważne, aby oprogramowanie było zgodne z obowiązującymi przepisami, bezpieczne i intuicyjne w obsłudze.

E-faktury powinny być wystawiane przy użyciu bezpiecznych narzędzi, które zapewniają integralność, autentyczność pochodzenia i czytelność danych przez cały okres przechowywania. – Ministerstwo Finansów

Kolejnym krokiem jest wewnętrzne zorganizowanie struktury firmy i określenie nowych procesów związanych z fakturowaniem elektronicznym. Należy przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za wystawianie dokumentów, a także poinformować kontrahentów o zmianach i uzyskać od nich adresy e-mail do przesyłania e-faktur. Warto również wprowadzić odpowiednie procedury bezpieczeństwa i przechowywania danych.

Czytaj więcej: Jak radzić sobie z toksyczną osobą w pracy i unikać konfliktów z toksycznym współpracownikiem

Bezpieczne przechowywanie faktur elektronicznych - procedury

Jednym z kluczowych aspektów związanych z fakturą elektroniczną jest właściwe przechowywanie dokumentów. E-faktury muszą być zabezpieczone przed nieuprawnioną modyfikacją, a dostęp do nich powinni mieć tylko upoważnieni pracownicy. Podstawą jest wdrożenie odpowiednich procedur bezpieczeństwa.

Przede wszystkim należy zapewnić integralność przesyłanych i przechowywanych faktur elektronicznych. Oznacza to, że ich treść nie może zostać zmieniona w jakikolwiek sposób podczas przesyłania lub w trakcie przechowywania. W tym celu można wykorzystać mechanizmy szyfrowania oraz sumy kontrolne pozwalające zweryfikować, czy dokument nie został naruszony.

Kolejnym elementem jest zagwarantowanie autentyczności pochodzenia e-faktury. Dzięki temu możliwe będzie potwierdzenie, że została ona wystawiona przez podmiot, który się na niej figuruje. W tym celu stosuje się podpisy elektroniczne lub inne techniki uwierzytelniania nadawcy.

  • Integralność i autentyczność pochodzenia to dwa filary bezpieczeństwa e-faktur.
  • Pomogą zapewnić wiarygodność przechowywanych dokumentów i uchronić przed potencjalnymi nadużyciami.

Równie istotna jest czytelność przechowywanych faktur elektronicznych. Należy zadbać, aby możliwe było odczytanie ich treści przez cały wymagany okres przechowywania. Zaleca się stosowanie ogólnodostępnych, znanych formatów plików, które zapewnią dostęp do danych nawet po kilku czy kilkunastu latach.

Jak długo przechowywać e-faktury?

Okresy przechowywania faktur elektronicznych są takie same jak w przypadku dokumentów papierowych. Podstawowy termin wynosi 5 lat, licząc od końca roku, w którym została wystawiona dana faktura. W niektórych przypadkach może być dłuższy, np. 10 lat w przypadku nieruchomości.

Warto pamiętać, że przechowywanie e-faktur może odbywać się na różnych nośnikach, np. dyskach twardych, serwerach czy w chmurze. Ważne jest odpowiednie ich zabezpieczenie przed dostępem osób niepowołanych oraz stworzenie kopii zapasowych na wypadek awarii lub utraty danych.

Faktura elektroniczna a faktury papierowe - różnice prawne

Zdjęcie Faktury elektroniczne: Jak przejść na e-faktury? Kompletny przewodnik

Wraz z upowszechnianiem się faktur elektronicznych często pojawiają się wątpliwości, czy dokumenty w formie cyfrowej mają taką samą moc prawną, jak te wystawiane na papierze. Przepisy nie pozostawiają jednak żadnych wątpliwości - zgodnie z zapisami ustawy o podatku od towarów i usług faktura elektroniczna jest prawnie równorzędna z tradycyjnymi fakturami papierowymi.

Różnica polega jednak na sposobie ich wystawiania i przechowywania. E-faktury nie mogą być po prostu zeskanowanymi wersjami dokumentów papierowych. Muszą zostać utworzone i przesłane przy użyciu specjalnego oprogramowania lub systemów informatycznych, które zagwarantują bezpieczeństwo i integralność danych.

Ponadto, w przypadku faktur elektronicznych należy zachować szczególne procedury związane z ich archiwizacją. Jak już wcześniej wspomniano, muszą one zapewnić czytelność dokumentów przez cały wymagany okres przechowywania oraz zabezpieczyć przed nieuprawnioną modyfikacją.

Faktura elektroniczna, podobnie jak faktura papierowa, powinna zawierać wszystkie wymagane prawem elementy. Różnica polega na sposobie wystawienia i przechowywania dokumentu, gdzie e-faktura wymaga odpowiednich zabezpieczeń cyfrowych. – Izba Administracji Skarbowej

Warto podkreślić, że zarówno faktury elektroniczne, jak i te papierowe muszą być przechowywane przez przedsiębiorcę przez określony czas. Brak dokumentów może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi w przypadku ewentualnej kontroli skarbowej.

Podsumowanie

Faktura elektroniczna staje się obowiązkowym standardem dla coraz większej liczby branż. Przedsiębiorcy muszą przygotować się na wdrożenie systemu e-faktur, aby działać zgodnie z przepisami. Proces ten wymaga zakupu odpowiedniego oprogramowania, przeszkolenia pracowników i dostosowania procedur wewnętrznych. E-faktury ułatwią prowadzenie biznesu, oszczędzając czas i pieniądze.

Nie można zapominać o kluczowych aspektach bezpieczeństwa danych. Faktura elektroniczna musi być chroniona przed modyfikacją, a jej autentyczność i czytelność zagwarantowane przez cały okres przechowywania. Przy odpowiednim przygotowaniu, e-faktura w praktyce okaże się niezwykle przydatnym narzędziem, które unowocześni procesy w firmie i przyniesie liczne korzyści.

Oceń artykuł

rating-outline
rating-outline
rating-outline
rating-outline
rating-outline
Ocena: 0.00 Liczba głosów: 0

5 Podobnych Artykułów:

  1. Pełne Szkolenia Life Coachingu z Hipnozą bez Transu - Prowadzenie Coachingu Life
  2. Wyliczanie wynagrodzenia - krok po kroku
  3. Tygodniowy odpoczynek kierowcy - Skrócony wzór i porady
  4. Nadgodziny w porze nocnej - Najlepsze praktyki i porady
  5. Zgoda rodziców na pracę małoletniego - wzór zgody i wymogi

Udostępnij post

Napisz komentarz

Polecane artykuły

ISZTAR4: Czym jest i jak funkcjonuje ten system informatyczny?
BiznesISZTAR4: Czym jest i jak funkcjonuje ten system informatyczny?

ISTAR4 to zaawansowany system informatyczny integrujący zarządzanie procesami biznesowymi, analizę danych i wiele innych funkcji w jednym pakiecie. Zwiększ wydajność, obniż koszty i lepiej kontroluj operacje swojej firmy dzięki temu kompleksowemu i dostosowywaalnemu narzędziu.

CEIDG: Jak efektywnie szukać informacji o firmach w rejestrze?
BiznesCEIDG: Jak efektywnie szukać informacji o firmach w rejestrze?

Ceidg szukaj to narzędzie umożliwiające pełną weryfikację firm dzięki dostępowi do historii wpisów i aktualnego statusu podmiotów w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej. Dowiedz się, jak efektywnie wyszukiwać informacje o firmach w rejestrze ceidg wyszukaj.