Zagadnienie kontroli czasu pracy kierowców nierzadko budzi sporo pytań wśród właścicieli firm transportowych. Jak uniknąć finansowych konsekwencji przekroczenia norm czasu pracy kierowcy? I dlaczego rozliczanie kierowców, podobnie jak rozliczenie firmy transportowej, to obszar, który warto outsourcingować?
Do kogo należy kontrola czasu pracy kierowcy?
Zarówno kontrola czasu pracy kierowców, jak i ich rozliczanie leży po stronie firmy transportowej. Pracodawca powinien ułożyć grafik w taki sposób, aby kierowca nie przekroczył m.in. dziennego czasu prowadzenia pojazdu i skorzystał z przysługujących mu przerw. Tylko pozornie jest to łatwe zadanie – czynników, które mogą spowodować, że czas przejazdu wyznaczoną trasą się wydłuży, jest wiele. Stąd też Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 561/2006 przewiduje możliwość wydłużenia czasu pracy kierowcy w wyjątkowych sytuacjach (np. w razie ekstremalnych warunków pogodowych).
Chociaż kontrola i rozliczanie kierowców to obowiązki przewoźnika, to wiedzę z zakresu czasu pracy powinni mieć też kierowcy. Brak szkoleń może spowodować, że będą oni popełniać kosztowne błędy. A trzeba pamiętać, że podmioty uprawnione do kontroli czasu pracy kierowców (np. Inspekcja Transportu Drogowego) nakładają mandaty nie tylko na firmy transportowe, ale również na kierowców.
Dlaczego rozliczenia czasu pracy kierowców warto delegować?
Zaplanowanie trasy przejazdu i przerw to jedno zagadnienie. Odrębną kwestią jest rozliczenie czasu pracy kierowców i wyliczenie wynagrodzenia. W tym przypadku nie wystarczy oparcie się jedynie o ustalony grafik. Aby ustalić kwotę należną kierowcy za pracę, uwzględnić trzeba m.in. dane z tachografów, nadgodziny czy dodatki, do których kierowca ma prawo na podstawie przepisów. Za skorzystaniem w tym zakresie z outsourcingu przemawia dużo więcej niż tylko kwestie finansowe – wskazać wystarczy:
- Zaufanie pracowników. Nieprawidłowo naliczone wynagrodzenia kierowców mogą być przyczyną utraty zaufania do pracodawcy. Tymczasem na rynku są firmy – jak Evotax – które specjalizują się w rozliczaniu czasu pracy kierowców.
- Możliwość optymalizacji. Specjaliści mogą nie tylko rozliczać czas pracy kierowców, ale również pomóc w optymalizacji tego obszaru. Z perspektywy przewoźnika oznacza to szereg oszczędności.
- Kompleksowa obsługa. Firma specjalizująca się w obsłudze kadrowej przewoźników zapewnia dużo więcej niż tylko rozliczanie kierowców – mowa o składaniu niezbędnych deklaracji i reprezentacji klienta przed urzędami.
Rozliczenie firmy transportowej – jak pomogą specjaliści?
Outsourcingować można nie tylko rozliczanie kierowców, ale również rozliczenie firmy transportowej. Wybór takiego rozwiązania ma uzasadnienie, gdyż księgowość dla firm transportowych wymaga specjalistycznej wiedzy. Przykładowo wspomniana już firma Evotax, która koncentruje się na obsłudze firm transportowych, oferuje choćby:
- Rozliczanie pojazdów. Mowa m.in. o leasingach operacyjnych i finansowych czy sporządzaniu wymaganych deklaracji, gdy pojazd został zakupiony na terenie innego kraju UE.
- Księgowanie kart paliwowych. W kontekście kart paliwowych pojawia się choćby kwestia ich prawidłowego zakwalifikowania – może to być dostawa towarów lub świadczenie usługi finansowej.
- Przygotowanie raportów zarządczych. Są one niezbędne, gdy właściciel firmy transportowej planuje rozwój działalności i w konsekwencji rozważa sięgnięcie po zewnętrzne finansowanie.
