Faktura korygująca to bardzo ważny dokument księgowy. Jest niezbędna zawsze wtedy, gdy po wystawieniu faktury sprzedażowej lub zakupowej wystąpiły jakieś błędy lub zmiany, takie jak nieprawidłowa kwota, stawka VAT czy też dane nabywcy. Wystawienie faktury korygującej pozwala uniknąć kłopotów z fiskusem i zachować zgodność dokumentacji z rzeczywistością. W niniejszym praktycznym poradniku dowiesz się, jakie są najważniejsze sytuacje, w których potrzebna jest faktura korygująca oraz jak krok po kroku ją wystawić.
Kluczowe wnioski:- Faktura korygująca jest obowiązkowa w przypadku błędów czy zmian w uprzednio wystawionej fakturze. Dotyczy to zarówno faktur sprzedażowych, jak i zakupowych.
- Korygowanie faktur ma kluczowe znaczenie dla zachowania przejrzystości i zgodności dokumentacji z rzeczywistym przebiegiem transakcji.
- Wystawienie faktury korygującej następuje poprzez sporządzenie nowego dokumentu zawierającego właściwe dane, a także dane identyfikujące korygowaną fakturę.
- Fakturę korygującą można wystawić zarówno in plus (zwiększająca należność lub zobowiązanie), jak i in minus (zmniejszająca należność lub zobowiązanie).
- Brak wystawienia faktury korygującej mimo wystąpienia przesłanek do tego rodzaju korekty może skutkować nieprzyjemnymi konsekwencjami, w tym nawet karami.
Faktura korygująca — dlaczego jest konieczna?
Prowadząc działalność gospodarczą, każdy przedsiębiorca zobligowany jest do wystawiania faktur dokumentujących przeprowadzone transakcje sprzedaży lub zakupu towarów bądź usług. Rzetelne dokumentowanie operacji gospodarczych ma kluczowe znaczenie dla zachowania przejrzystości oraz zgodności z przepisami prawa podatkowego i księgowego. Może się jednak zdarzyć, że na wystawionej uprzednio fakturze korygującej pojawią się błędy lub nieprawidłowości, np. niewłaściwa kwota należności, zła stawka podatku VAT, błędne dane kontrahenta itp.
W takich okolicznościach niezbędne jest wystawienie faktury korygującej (w jęz. angielskim: faktura korygująca po angielsku to "credit/debit note"). Jej głównym celem jest skorygowanie wcześniej powstałych błędów lub uwzględnienie zmian, które zaszły po wystawieniu pierwotnej faktury. Korekta taka pozwala na doprowadzenie dokumentacji księgowej do stanu faktycznego, zgodnego z rzeczywistym przebiegiem transakcji gospodarczej. Ponadto, brak wystawienia faktury korygującej w określonych sytuacjach może skutkować nieprzyjemnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi dla firmy.
Konsekwencje niewłaściwego udokumentowania transakcji
Niewystawienie faktury korygującej mimo zaistnienia ku temu przesłanek może być uznane za naruszenie przepisów prawa podatkowego i księgowego. Skutkiem tego mogą być nieprzyjemne konsekwencje, w tym dotkliwe kary finansowe nakładane przez organy skarbowe. Ponadto, zaniechanie wystawienia faktury korygującej spowoduje, że dokumentacja firm będzie rozmijać się z rzeczywistym stanem faktycznym. Prowadzić to może do wielu nieścisłości i problemów na gruncie księgowym i podatkowym, np. w zakresie rozliczenia podatku VAT.
Z tego względu tak ważne jest, aby zawsze w odpowiednim momencie wystawić fakturę korygującą. W kolejnych częściach tego praktycznego poradnika dowiesz się zatem, kiedy i jak właściwie wystawić ten istotny dokument księgowy.
Jak wystawić fakturę korygującą krok po kroku?
Procedura wystawiania faktury korygującej nie należy do najtrudniejszych, jednak należy postępować zgodnie z określonymi przepisami i zasadami. Poniżej krok po kroku wyjaśniamy, jak prawidłowo wystawić tę korektę dokumentu.
- Przygotuj dane dotyczące pierwotnej faktury, która będzie korygowana - jej numer, datę wystawienia, dane nabywcy i sprzedawcy.
- Sporządź nowy dokument faktury korygującej zachowując taki sam format co oryginalna faktura (np. plik komputerowy z danymi).
- W miejscach nagłówkowych faktury korygującej wpisz słowa "Faktura korygująca", a także adnotację jaki dokument jest korygowany (numer, data wystawienia).
- Wprowadź korekty błędnych lub zmienionych danych (np. właściwą kwotę należności, stawkę VAT, dane nabywcy).
- Jeśli korekta zwiększa kwotę należności/zobowiązania, wpisz słowo "należność" lub "zobowiązanie" - kwota korygująca będzie dodatnia. Jeśli korekta zmniejsza wartość, użyj określenia "zwrot należności" lub "zwrot zobowiązania" - kwota korygująca będzie ujemna.
Warto tutaj wspomnieć, że fakturę korygującą można wystawić również wówczas, gdy np. wartość całej transakcji nie ulega zmianie, a jedynie np. zmienia się podział kwoty na różne stawki podatku VAT. Wygląda to wówczas tak, że na fakturze korygującej widnieje zarówno kwota dodatnia, jak i ujemna (np. jeśli zwiększamy kwotę opodatkowaną 23% VAT, to musi być kompensowana zmniejszeniem kwoty opodatkowanej 8% stawką VAT - ale w sumie wartość całkowita się nie zmienia).
Najważniejsze jest, aby na fakturze korygującej były jasno określone, które pozycje z pierwotnej faktury zostały skorygowane. Dzięki temu będzie można w przyszłości połączyć oryginalną fakturę z korektą i odtworzyć cały obraz sytuacji.
Oznaczenie faktury korygującej
Kolejną istotną kwestią przy wystawianiu faktury korygującej jest jej właściwe oznaczenie. Musi być ona oznaczona w taki sposób, aby nie budziło to wątpliwości, który dokument jest fakturą pierwotną, a który stanowi jej korektę. W tym celu należy posłużyć się wspomnianymi już na wstępie zwrotami "Faktura korygująca" lub np. "Korekta faktury nr..." oraz datą wystawienia dokumentu korygowanego.
Niekiedy bywa również tak, że wymagane jest wystawienie kilku faktur korygujących do jednej faktury pierwotnej. Wówczas każdą z tych faktur korygujących należy odpowiednio oznaczyć, dodając kolejny numer porządkowy, np. "Faktura korygująca nr 2 do faktury nr...".
Czytaj więcej: Trudny klient scenki - jak radzić sobie w rozmowie?
Kiedy faktura korygująca jest niezbędna przy korekcie?
Powstaje pytanie, kiedy dokładnie należy wystawić fakturę korygującą? Zgodnie z przepisami prawa podatkowego i bilansowego obowiązek taki istnieje w kilku podstawowych przypadkach:
- Zmiana jakiejkolwiek pozycji będącej podstawą do wyliczenia podatku VAT - np. kwoty netto, stawki VAT czy samej kwoty podatku;
- Zmiana ceny towaru lub usługi;
- Zmiana danych nabywcy - np. nazwy, adresu;
- Jakiekolwiek inne korekty mogące mieć wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego (VAT) lub zmieniające istotne elementy dokumentu.
Co ważne, obowiązek wystawienia faktury korygującej powstaje niezależnie od powodu korekty - może ona być spowodowana zarówno omyłką księgową, jak i faktyczną zmianą warunków pierwotnej transakcji (np. obniżeniem ceny). Warto tu również podkreślić, że faktura korygująca powinna być wystawiona niezwłocznie po stwierdzeniu przyczyny korekty.
Terminy wystawienia faktury korygującej
Przepisy prawa nie określają sztywnych ram czasowych na wystawienie faktury korygującej. Ogólnie jednak przyjmuje się, że powinna być ona wystawiona bez zbędnej zwłoki. W praktyce za właściwy okres uznaje się miesiąc lub dwa następujące po okresie, w którym pojawiła się przesłanka do korekty.
Niekiedy pojawiają się głosy, że faktura korygująca powinna być wystawiona najpóźniej do końca roku obrotowego, w którym dokonano korekty. Byłoby to podyktowane względami rachunkowymi i zapewnieniem rzetelności rocznego rozliczenia firmy. Niezależnie jednak od tych wytycznych, warto wystawiać fakturę korygującą jak najszybciej, aby uniknąć potencjalnych problemów.
| Przypadek | Faktura korygująca jest wymagana | Faktura korygująca nie jest wymagana |
|---|---|---|
| Zmiana kwoty netto lub stawki VAT | TAK | NIE |
| Zmiana opisu towaru lub usługi | NIE | TAK |
| Zmiana danych nabywcy | TAK | NIE |
Powyższa tabelka prezentuje niektóre przykładowe sytuacje, w których faktura korygująca jest wymagana lub nie. Pamiętajmy jednak, że każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie pod kątem ewentualnego wpływu na kwotę zobowiązania podatkowego. W razie wątpliwości warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym.
Praktyczne przykłady faktur korygujących w różnych sytuacjach
Pora nieco przybliżyć, jak w praktyce wygląda proces wystawiania faktury korygującej w różnych sytuacjach życia gospodarczego. Poniżej kilka przykładów:
Przykład 1. Błąd w kwocie netto na fakturze
Firma XYZ sprzedała towar o wartości 10 000 zł netto, jednak na pierwotnej fakturze VAT błędnie wpisano kwotę 1 000 zł netto. W celu korekty tej pomyłki należy wystawić fakturę korygującą, gdzie:
- W pozycji "Należność" wpisujemy kwotę 9 000 zł (10 000 zł - 1 000 zł z pierwotnej faktury)
- Pozycja "Zwrot należności" pozostaje pusta (ponieważ cała kwota jest zwiększana)
Przykład 2. Zmiana danych kontrahenta
Towar został sprzedany wraz z fakturą dla firmy "Alfa sp. z o.o.", jednak w międzyczasie kontrahent zmienił swoją nazwę na "Alfa Nowa sp. z o.o.". Wymagana jest zatem faktura korygująca, gdzie jedyną zmianą będzie wpisanie aktualnej nazwy nabywcy, pozostałe elementy dokumentu (kwota, stawka VAT itp.) pozostają bez zmian.
Przykład 3. Korekta stawki VAT
Jeżeli pierwotnie na fakturze została błędnie zastosowana stawka 23% zamiast 8% (np. przez przeoczenie klasyfikacji towaru), wówczas wystawiana jest faktura korygująca, na której:
- W pozycji "Zwrot należności" wpisujemy kwotę netto x 23%
- W pozycji "Należność" wpisujemy kwotę netto x 8%
Przykład 4. Zmiana ceny i stawki VAT
Wyobraźmy sobie, że doszło do zmiany ceny towaru z 1 000 zł na 1 200 zł netto oraz zmiany stawki VAT z 23% na 8%. Na fakturze korygującej będzie to wyglądało następująco:
- Pozycja "Należność": 1 200 zł netto x 8% VAT
- Pozycja "Zwrot należności": -1 000 zł netto x 23% VAT
Jak zatem widać, na jednej fakturze korygującej mogą wystąpić zarówno pozycje ze zwiększeniem (należność), jak i zmniejszeniem kwot (zwroty).
Skutki braku faktury korygującej — co grozi firmie?
Kluczową kwestią związaną z fakturą korygującą jest to, że jej brak w określonych sytuacjach może nieść dla firmy poważne konsekwencje. Dlaczego tak się dzieje?
Otóż wystawienie faktury korygującej jest obligatoryjne w przypadkach, gdy korekta dotyczy elementów mających wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego, w szczególności kwoty podatku VAT.
Brak korekty w takiej sytuacji zostanie potraktowany jako nieprawidłowe udokumentowanie rzeczywistego przebiegu transakcji. Będzie to zinterpretowane jako naruszenie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz prawa bilansowego. W rezultacie może się to skończyć dla przedsiębiorcy dotkliwymi sankcjami naliczonymi przez organy skarbowe, tj.:
Jak zatem widać, ignorowanie obowiązku wystawienia faktury korygującej w odpowiednich okolicznościach może okazać się dla przedsiębiorcy bardzo kosztowne, a nawet prowadzić do poważnych konsekwencji karnych. Dlatego zaleca się, aby dokładnie monitorować przypadki wymagające korekty faktur i niezwłocznie wystawiać odpowiednie faktury korygujące. W ten sposób można uniknąć niepotrzebnych problemów i utrzymać księgowość firmy w należytym stanie.
Możliwe błędy przy wystawianiu faktury korygującej
Chociaż faktura korygująca nie należy do najbardziej skomplikowanych dokumentów, to przy jej wystawianiu można popełnić szereg typowych błędów. Oto niektóre z nich:
- Brak odpowiedniego oznaczenia dokumentu jako "Faktura korygująca" lub pominięcie danych pierwotnej faktury, której dotyczy korekta;
- Nieprawidłowe wpisywanie kwot do pozycji "Należność" i "Zwrot należności" - szczególnie gdy korekta dotyczy zarówno zwiększenia, jak i zmniejszenia wartości;
- Wprowadzenie innych niż wymagane korekt (np. zmiany opisu towaru/usługi zamiast korekty ceny lub stawki VAT);
- Zbyt późne wystawienie faktury korygującej, już po upływie terminu przedawnienia;
- Nieuwzględnienie skutków korekty w innych dokumentach, np. deklaracji VAT;
Aby uniknąć tego rodzaju pomyłek, warto dokładnie zapoznać się z przepisami dotyczącymi wystawiania faktur korygujących oraz w razie wątpliwości skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym. Ponadto, pomocne może być korzystanie ze specjalistycznych programów komputerowych ułatwiających obsługę tego typu dokumentów.
Podsumowanie
Faktura korygująca jest niezbędnym dokumentem księgowym w sytuacjach, gdy początkowo wystawiona faktura zawiera błędy lub wymaga zmian po stronie kwot, stawek VAT czy też danych kontrahenta. W języku angielskim jest ona określana jako "credit/debit note" (faktura korygująca po angielsku). Jej brak może narazić firmę na poważne konsekwencje prawne i finansowe, dlatego należy wystawiać ją niezwłocznie po powzięciu potrzeby korekty.
Procedura wystawienia faktury korygującej nie jest skomplikowana, jednak należy przestrzegać odpowiednich oznaczeń i zasad wypełniania kwot. Precyzyjne wystawienie tego dokumentu pozwoli zachować rzetelność dokumentacji księgowej firmy oraz uniknąć potencjalnych problemów z organami podatkowymi. Pamiętajmy, że obowiązek wystawienia faktury korygującej dotyczy każdej sytuacji mogącej wpłynąć na wysokość zobowiązania podatkowego.
